「お悔やみ申し上げます」はビジネスシーンでどう伝える？上司・取引先にメールで送る際の例文も紹介
ビジネス関係者の訃報には、失礼がないように対応したいものですよね。
「お悔やみ申し上げます」と伝えて良いのか、またはメールで返信して良いのかなど、悩む人は少なくないはず。
そこでこの記事では、仕事関係の人から訃報を受けた場合のマナーや注意点を解説します。
ビジネスシーンで「お悔やみ申し上げます」を伝える方法
ビジネスシーンにおいて、お悔やみの言葉を伝える方法は主に4つあります。
「お悔やみ申し上げます」という言葉はいずれの方法でも使用可能ですが、それぞれマナーや注意点があるため、失礼がないようにしっかり押さえておきましょう。
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口頭で直接伝える
ビジネス関係の人やその家族が亡くなった場合、亡くなった人が社内の人であれば葬儀に呼ばれることもあるでしょう。
しかし、社内の人の家族や社外の人の場合は、会社の代表者のみが葬儀に参列するのが一般的です。
もし葬儀に参列するのであれば、お悔やみの言葉は必ず口頭で伝えましょう。
悲しんでいる遺族に対して長々とお悔やみの言葉をかけたり、故人の死因を聞いたりすることは失礼に当たります。
なるべく簡潔に伝えるように心がけてください。
電話
葬儀に参列しない場合や訃報を電話で受けた場合は、電話でお悔やみの言葉を伝えるのが一般的です。
この場合の注意点も口頭で伝える時と同じで、お悔やみの言葉はなるべく短く簡潔に伝え、故人が亡くなった原因などは聞かないようにしましょう。
また、遺族は葬儀の準備などで忙しくしている可能性があります。
繋がらない場合は何度も連絡したり何コールも待ったりせず、タイミングを改めましょう。
弔電・手紙
葬儀に参列できない時は、弔電や手紙でお悔やみを伝えることが好ましいです。
弔電を送る場合は、必ず通夜か告別式の前に届くように手配しましょう。
また、会社で弔電を用意することもあるため、個人で手配して良いか事前に確認してください。
一方、手紙は遺族に宛てて送るものであり、弔電のように告別式で読み上げられることはありません。
白でなるべくシンプルなデザインの便箋と封筒を用意し、お悔やみの言葉を書きましょう。
メール
メールで訃報を伝えられた場合は、メールでお悔やみの言葉を伝えても問題ありません。
連絡を受けたら、なるべく早く返信をするように心がけてください。
ただ、メールはあくまでも簡易的な方法であることを忘れないようにしましょう。
特に亡くなった相手が上司や重要な取引先の場合は、電話や弔電などで改めて弔意を伝えることが理想です。
ビジネスで使える「お悔やみ申し上げます」以外の言葉
✓口頭・文章どちらも使用可能
- お悔やみ申し上げます
- 残念でなりません
- 心中お察しします
✓口頭でのみ使用可能
- ご愁傷さまです
✓文章でのみ使用可能
- 〇〇様のご冥福をお祈りします
- 哀悼の意を表します
「お悔やみ申し上げます」は、ビジネスで使えるお悔やみの言葉の一つです。
口頭で伝えるのはもちろん、弔電や手紙、メールなど文章でも使えます。
また、他にも次のようなお悔やみの言葉があるため、連絡手段やシーンに応じて使い分けましょう。
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ご愁傷様です
「ご愁傷様です」は、口頭でのみ使えるお悔やみの言葉です。
「愁」は憂いを、「傷」は心の痛みを指しており、遺族の心の傷を憂い同情する気持ちを表します。
「御」と「様」がつく敬語表現であることから、ビジネスシーンに適した丁寧な表現と言えるでしょう。
「この度はご愁傷様です」と伝えるのが一般的ですが、より丁寧に伝えたい時は「この度はご愁傷様でございます」と言いましょう。
哀悼の意を表します
「哀悼の意を表します」は、文章でのみ使える表現です。
「故人の死を思うと、悲しくて心がひどく痛みます」という意味が込められており、弔電でよく使われます。
上司や取引先への弔電・メールで使用する場合は、文頭に「謹んで」をつけるとより丁寧になると覚えておきましょう。
また、似た表現として「追悼の意を表します」という言葉がありますが、意味自体も似ているものの、個人が使用する場合は「哀悼の意を表します」の方が適切です。
残念でなりません
「残念でなりません」も、ビジネスシーンで使えるお悔やみの言葉の一つです。
口頭でも文章でも使用できるため、葬儀の際に「この度のご不幸、残念でなりません」と伝えたり、メールや手紙で「突然の訃報を受け、誠に残念でなりません」と伝えたりすると良いでしょう。
また、その後に「心よりお悔やみ申し上げます」と一言添えると、より丁寧な印象になります。
ご冥福をお祈りします
「ご冥福をお祈りします」は、文章でのみ使える表現です。
メールや弔電でお悔やみを伝える時に使用するのが一般的ですが、故人や遺族が信仰する宗教によっては避けた方が良いので注意しましょう。
というのも「冥福」は死後の幸福を指す仏教の言葉であるため、他の宗教の考えにそぐわない可能性があります。
亡くなった人の宗教や宗派がわからない場合は使用を控え、別の言葉でお悔やみを伝えましょう。
ビジネス向け「お悔やみ申し上げます」のメール例文
前述の通り、最近は訃報をメールで受け、メールで弔意を伝えるケースが増えています。
その場合も相手との関係性によって少し言葉遣いが変わるため、表現方法に注意しましょう。
この項目では相手別に具体的なメールの文例をご紹介します。
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上司
同僚・部下
取引先
ビジネスでお悔やみのメールを送る時のマナー
ビジネスでお悔やみのメールを送る時は、基本的なマナーを守ることが大切です。
使ってはいけない言葉や書き方のポイントがあるため、きちんとマナーを守った上でお悔やみの言葉を伝えましょう。
件名・本文は簡潔にまとめる
お悔やみのメールは、件名も本文もできるだけ短くまとめましょう。
遺族は葬儀の準備などで忙しくしている可能性が高いです。
また、大切な人を亡くしたばかりで心の余裕もないでしょう。
長い文章だと余計な手間を取らせてしまうため、すぐに読める文章を心がけましょう。
また、遺族の元にはお悔やみのメールがたくさん届いていると考えられます。
差出人が誰かすぐわかるように、件名には会社名や部署も入れると良いでしょう。
敬語・丁寧語を使う
相手が同僚だったり、親しくしている取引先だったりする場合も、必ず敬語や丁寧語を使いましょう。
くだけた文章だと故人を偲ぶ気持ちが伝わりにくく、場合によっては相手を傷つけてしまう可能性があります。
また、言葉遣いだけでなく敬称にも注意が必要です。
母親は「お母さん」ではなく「ご母堂様」「お母様」と呼ぶなどマナーがあるため、確認してからお悔やみを伝えてください。
相手の宗教・宗派に合わせる
お悔やみの言葉の中には、相手の宗教・宗派によって使用を控えた方がいい言葉があります。
例えば相手がキリスト教の場合、死後の世界での幸せを願う「冥福」や、仏になる「成仏」という言葉の使用はマナー違反です。
故人や喪主が信仰する宗教や宗派にあわせた言葉か、宗教に関係なく使える言葉でお悔やみを伝えましょう。
絵文字は使わない
メールでお悔やみを伝える場合、絵文字の使用は控えましょう。
カジュアルな印象になってしまい、お悔やみの気持ちが伝わらない可能性があります。
また、一部のローマ字や環境依存文字も避けた方が無難です。
文字化けする可能性があり、相手によっては失礼だと感じるかもしれません。
どんな環境であっても正確に届く文字のみを使うよう心がけましょう。
忌み言葉・重ね言葉は使わない
| 重ね言葉 | くれぐれも、重ね重ね 色々、段々、引き続き …など |
| 忌み言葉 | 苦しい、終わる 辛い、消える …など |
| 生死を連想する言葉 | 死ぬ、急死 生きていたころ …など |
上記のような忌み言葉・重ね言葉は、不幸や不幸が続くことを想起させるため、口頭でも文章でも避けましょう。
特に、重ね言葉は意識しないとうっかり使ってしまうことが多いです。
文章でお悔やみを伝える場合は、必ず最終チェックをしてください。
また、生死を連想させる言葉は「お元気だったころ」「ご逝去」というように、正しい言葉遣いに置き換えましょう。
ビジネスシーンでは適切な言葉とマナーでお悔やみの気持ちを伝えましょう
訃報を受けたら、なるべく早くお悔やみの言葉を伝えるのがマナーです。
もしもの時に慌てないためにも、ビジネスシーンにおいての正しいお悔やみの伝え方・マナーを理解しておきましょう。
しっかりと弔意を伝えることができれば、相手との信頼関係はより長く続きます。
例文を参考にしながら、上司、同僚、取引先など相手に合わせた適切な言葉で、お悔やみを伝えてくださいね。
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